Tips dan Trik Excel Cara Cepat Entri Data

Tidak bisa dipungkiri kalau Microsoft Excel merupakan spreadsheet pengolah angka yang paling banyak digunakan di berbagai instansi organisasi maupun individu dan perumahan. Penyebab mengapa spreadsheet Excel paling banyak dipakai orang di seluruh dunia karena kemudahan dalam penggunaannya serta Excel memiliki fitur yang paling komplit dibanding dengan spreadsheet yang lainnya.
Karena kemudahannya itulah seorang pemula pun akan dengan mudah mengoperasikan Excel. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang pengoperasian spreadsheet yang canggih ini, pada tutorial kali ini BossTutorial akan melanjutkan berbagi Tips dan Trik seputar Microsoft Excel untuk Pemula.
Tips dan trik Microsoft Excel ini bisa diterapkan di semua versi Excel terutama Excel 2016, 2013, 2010 dan 2007.

#11 Cara Memasukkan (Entri) Data Beberapa Baris dalam Satu Sel

Untuk kebutuhan tertentu terkadang kita harus memasukkan beberapa baris data dalam satu sel, seperti contoh di bawah ini.

Cara Entri data beberapa baris dalam sebuah sel

Untuk memasukkan enam nama-nama provinsi pada sel B2, caranya adalah sebagai berikut;

• Klik pada sel B2 atau sesuai kebutuhan anda
• Tekan tombol tanda kutip tunggal ( ' = apostrope) pada keyboarad, kemudian tekan tombol SPACEBAR
• Setelah menekan spacebar baru kemudian mengetikkan teks yang kita maksud, misalnya: DKI Jakarta
• Tekan tombol ALT + ENTER untuk melanjutkan mengetik baris kedua
• Untuk mengetikkan data pada baris ke dua dan seterusnya tidak perlu mengetik tanda kutip lagi, tetapi langsung saja data baris kedua, misalnya: Banten
• Tekan tombol ALT + ENTER untuk melanjutkan mengetik baris ketiga dan baris selanjutnya.

#12 Cara Cepat Membuat Nomor Urut dengan Tombol Ctrl

Pada Excel telah disediakan fitur dan fasilitas untuk membuat nomor deret atau nomor urut dengan cepat. Jadi jika anda ingin membuat nomor urut 1 sampai 1000 langkahnya cukup tiga klik saja. Berikut adalah langkah membuat nomor urut dengan cepat cara manual:

• Ketikan angka 1 pada sel awal, misalnya pada sel A2
• Klik kembali sel yang berisi angka satu tadi

Cara cepat membuat nomor urut dengan tombol Ctrl

• Arahkan pointer dengan tepat ke sudut kanan bawah pada sel A2 yang ada angka satunya, hingga pointer berubah menjadi tanda plus hitam kurus
• Tekan dan tahan tombol CTRL pada keyboarad
• Kemudian tahan dan tekan tombol mouse kiri kemudian geser ke bawah sampai nomor terakhir yang diinginkan.

#13 Cara Cepat Membuat Nomor Urut dengan Manual

Berikut adalah langkah membuat nomor urut dengan cepat cara manual yang ke dua:

• Ketikan angka 1 pada sel awal, misalnya pada sel A2
• Ketikan lagi angka 2 pada sel di bawahnya, misalnya pada sel A3
• Blok sel A2 dan A3

Cara cepat membuat nomor deret

• Setelah sela A2 dan A3 terblok/terseleksi, arahkan dengan tepat pointer ke sudut kanan bawah pada area sel yang diblok, hingga pointer berubah menjadi tanda plus hitam kurus
• Tekan dan tahan tombol mouse kiri kemudian geser ke bawah sampai nomor terakhir yang diinginkan.

#14 Cara Membuat Nomor Urut dengan Otomatis

Selain menggunakan cara manual seperti di atas, anda juga bisa membuat nomor urut secara otomatis dengan memanfaatkan toolbar yang telah disediakan. Berikut adalah langkah membuat nomor urut dengan cara otomatis:

• Ketikan angka 1 pada sel awal, misalnya pada sel A2
• Klik toolbar Fill yang ada di grup Editing, kemudian klik di bagian Series

Langkah membuat nomor urut otomatis

• Pada jendela dialog Series silakan atur model nomor urut yang diinginkan
• Pada menu Series In, silakan pilih Colums jika nomor urut yang diingkan berderet ke bawah (vertikal), Pilih Rows jika nomor urut ingin berderet ke pinggir (horizontal)
• Pada menu Type pilih saja Linear

Cara Membuat Nomor urut otomatis

• Pada Step Value, silakan isi angka 1 jika yang diinginkan nomor urut dengan interval satu seperti 1,2,3,4 dan seterusnya, Jika anda mengisi dengan angka 5, maka intervalnya lima, seperti 5,10,15,20 dan seterusnya
• Pada menu Stop Value, silakan isikan dengan angka terakhir yang diinginkan, misalnya 10
• Terakhir klik tombol OK.

#15 Cara Cepat Membuat Nomor Urut Zig-Zag

Nomor urut zig-zag terkadang dibutuhkan dalam beberpa pekerjaan Excel, Misalnya saja pada daftar hadir yang perlu tanda tangan. Berikut adalah langkah membuat nomor urut zig-zag dengan cepat:

• Ketikan angka 1 pada sel awal, misalnya pada sel A2
• Ketikan lagi angka 2 pada sel di bawahnya, misalnya pada sel A3
• Aturlah agar angka satu pada sel A2 menjadi rata kiri dan angka dua pada sel A3 menjadi rata tengah
• Blok sel A2 dan A3

Cara Membuat nomor urut secara zig-zag

• Setelah sela A2 dan A3 terblok/terseleksi, arahkan dengan tepat pointer ke sudut kanan bawah pada area sel yang diblok, hingga pointer berubah menjadi tanda plus hitam kurus
• Tekan dan tahan tombol mouse kiri kemudian geser ke bawah sampai nomor terakhir yang diinginkan.

#16 Cara Cepat Membuat Nomor Urut Ganjil Semua

Nomor urut dengan angka ganjil atau genap semua terkadang dibutuhkan dalam beberpa pekerjaan Excel, . Berikut adalah langkah membuat nomor urut ganjil atau genap semua dengan cepat:

• Ketikan angka 1 pada sel awal, misalnya pada sel A2
• Ketikan lagi angka 3 pada sel di bawahnya, misalnya pada sel A3
• Blok sel A2 dan A3

Cara membuat nomor urut ganjil semua

• Setelah sela A2 dan A3 terblok/terseleksi, arahkan dengan tepat pointer ke sudut kanan bawah pada area sel yang diblok, hingga pointer berubah menjadi tanda plus hitam kurus
• Tekan dan tahan tombol mouse kiri kemudian geser ke bawah sampai nomor ganjil terakhir yang diinginkan.

#17 Cara Memasukkan Angka Pecahan

Ketika akan memasukkan (entri) data berupa angka pecahan ke dalam lembar kerja Microsoft Excel, bagi yang belum mengetahui trik rahasianya terkadang mengalami kesusahan, karena setiap kita entri angka pecahan misalnya 3/4, angka tersebut secara otomatis akan berubah menjadi 3-April. Hal ini disebabkan karena Excel menganggap data tersebut adalah tanggal.

Cara entri data pecahan dalam Excel

Angka 3/4 tersebut nilainya sama dengan 0,75, namun jika anda tetap menginginkan yang tertulis di layar dengan data angka pecahan 3/4, maka cara memasukkan angka pecahan di Excel adalah sebagai berikut:

• Klik sebuah sel, misalnya sel A2
• Ketikan angka nol (0) kemudian tekan SPACE BAR
• Sekarang silakan ketikan angka pecahan yang diinginkan, misalnya 3/4
• Tekan tombol Enter

#18 Cara Menyisipkan Tanggal dan Waktu dengan Cepat

Jika anda akan membuat titi mangsa hari ini baik tanggal atau jam pada lembar kerja Excel, banyak cara yang bisa anda lakukan dengan cepat. Salah satu cara yang paling mudah adalah sebagai berikut:

• Klik sebuah sel, misalnya A2
• Tekan tombol CTRL + ; (Ctrl + titik koma adalah untuk tanggal hari ini)
• Tekan tombol CTRL + SHIFT+ : (Ctrl + Shift + titik dua adalah untuk waktu jam saat ini)

#19 Cara Membuat Hyperlink dalam Excel

Hyperlink merupakan sebuah fasilitas untuk menghubungkan sebuah teks atau gambar menuju halaman tertentu. Pada umumnya hyperlink digunakan pada dunia website di internet yaitu untuk menghubungkan antara halaman yang satu dengan halaman yang lainnya.

Dalam Microsoft Excel kita juga bisa menghubungkan antara sel dengan sel lainnya, antara sel dengan sheet yang, antara sel dengan workbook, antara sel dengan file excel atau pun antara sel dengan jenis file lainnya. 

Contoh kasus:

Misalnya kita sudah membuat Data Nilai di Sheet 1, kemudian akan dibuka data nilai tersebut melalui sebuah link yang kita buat di Sheet 3, maka langkah-langkah membuat hyperlink dalam Excel adalah sebagai berikut:

• Ketikan teks "Data Nilai" pada sebuah sel, misalnya di sel A2 pada Sheet 3
• Klik kembali sel A2 yang teksnya baru kita buat tadi
• Klik tab menu Insert, kemudian klik toolbar Hyperlink yang ada di sebelah kanan

Langkah-langkah membuat Hyperlink

• Maka akan tampil jendela dialog Insert Hyperlink seperti di bawah ini

Cara membuat link

• Jika anda akan menghubungkan hyperlink dengan data dari file yang berbeda, baik file Excel maupun jenis file yang lainnya, pilih dan klik pada bagian Existing File or Web Page
• Karena dalam contoh ini kita menghubungkan pada file dan workbook yang sama dan hanya berbeda Seet, maka kita pilih dan klik pada bagian Place in This Document
• Pada bagian Type the Cell reperence: ketikan A1 atau sesuai dengan sel awal dari data yang akan dihubungkan
• Pada bagian Or select a place in this document, pilih dan klik Sheet yang akan dihubungkan, misalnya Sheet 1
• Klik OK.

Sekarang teks Data Nilai yang kita ketik di sel A2 Sheet 3 telah berubah menjadi hyperlink. Ciri-ciri sebuah teks atau gambar mengandung hyperlink, di antaranya:

Teks yang mengandung link

1. Teks tersebut berubah warna dan pada umumnya jadi memiliki garis bawah (underline)
2. Bentuk pointer akan berubah menjadi telunjuk jika diarahkan ke teks atau gambar yang mengandung hyperlink
3. Ketika teks atau gambar tersebut di-klik maka akan terbuka sebuah halaman baru sesuai dengan tujuan linknya.

Dengan sebuah teks link yang anda buat di lembar kerja Excel kita bisa membuka atau menghubungkannya dengan berbagai jenis file lainnya baik yang tersimpan di komputer maupun yang tersimpan di internet.

#20 Cara Membuat Interval Data Tanggal

Selain dapat membuat deret nomor urut, Excel juga dapat membuat data deret tanggal dengan interval sesuai keinginan. Apakah mau harian, mingguan, dua mingguan atau bulanan dan seterusnya. 

Cara untuk membuat tanggal deret harian sebagai berikut:

• Ketikan data tanggal awal pada sel A2, misalnya: 1/3/18 
• Silakan lakukan pengaturan format tanggal sesuai dengan kebutuhan, misalnya menjadi 1 Maret 2018.
• Klik kembali sel yang berisi tanggal tadi

Cara membuat entri tanggal dengan interval harian

• Arahkan pointer dengan tepat ke sudut kanan bawah pada sel A2 yang ada tanggalnya, hingga pointer berubah menjadi tanda plus hitam kurus
• Kemudian tahan dan tekan tombol mouse kiri kemudian geser ke bawah sampai tanggal terakhir yang diinginkan.

Cara untuk membuat tanggal deret bulanan sebagai berikut:

• Blok semua deret tanggal harian yang baru saja dibuat tadi di atas
• Klik ikon Auto Fill Options yang muncul di sudut bawah kanan dari deret tanggal yang diblok

Cara membuat deret tanggal dengan interval bulanan

• Kemudian pilin dan klik pada radio button Fill Months
• Maka secara otomatis deret tanggal harian berubah menjadi deret bulanan
• Jika yang diinginkan deret tanggal tahunan, silakan pilih radio button pada Fill Years

Demikian tadi tutorial 10 tips dan trik cara entri data secara cepat dalam Microsoft Exel. Semoga tutorial ini bermanfaat.
Sumber : bosstutorial.com