Cara Efektif Memisahkan Konten Sel dengan Text to Columns

Apa gunanya split cell dan bagaimana caranya memisahkan content sel menjadi beberapa bagian?  Prosedur ini sangat berguna untuk membantu mempermudah analisa data. Ada bebagai alternatif cara untuk melakukan split cells. Salah satunya adalah dengan menggunakan fitur Text to Columns

Fitur Text to Columns ini sepertinya tersedia pada semua versi excel, setidaknya pada versi excel yang sudah saya cek yaitu versi excel 2003, 2007, 2010, 2013 dan 2016.

Fitur ini memungkinkan kita untuk memisahkan data text berdasarkan pemisah text (delimiter) yang digunakan seperti koma, titik koma, spasi atau gabungan beberapa karakter yang berperan sebagai delimiter.

Mari kita lihat bagaimana fitur ini bekerja.

Memisahkan Cells Content berdasarkan delimiter

Anggaplah kita memliki data yang di-import dari program external. Data tersebut berisi list nama product, ID product, konsumen dan sebagainya. Satu baris data tersimpan dalam satu sel. Ada beberapa baris data dengan sruktur yang sama, semuanya terletak dalam kolom yang sama

Untuk memisahkan data menjadi beberapa kolom, maka lakukan langkah berikut.

• Seleksi kolom A (atau tergantung lokasi kolom data)
• Kemudian dari tab Data, grup Data Tools, klik Text To Columns

• Langkah selanjutnya: pilih opsi Delimited, kemudian klik tombol NEXT

• Centang checkbox Comma, kemudian perhatikan pada kotak Data Preview untuk memastikan bahwa pemisahan konten sel sudah sesuai dengan yang diharapkan.
• Jika yakin sudah benar, maka selanjutnya klik tombol Next.

Setelah itu maka kita akan dibawa pada kotak dialog berikutnya yang berguna untuk pengaturan format dan destinasi sel untuk menyimpan hasil pemisahan konten.

Format Data: 

Secara default, excel membaca semua format sel sebagai general. Namun kita bisa memberitahu excel jika ada beberapa fragmen data yang harus diperlakukan sebagai format lainnya. Misalnya sebagai format tanggal. Ini diperlukan jika ada bagian kontent sel yang berupa tanggal. 

Misalnya pada contoh di atas, tanggal terletak pada bagian akhir atau kolom paling kanan. Pada Data preview, seleksi kolom tersebut, kemudian pada opsi date, pilih format tanggal yang sesuai. Dalam contoh diatas adalah YMD. 

Destination: 

Secara default, range destinasi akan menimpa kolom original dengan penambahan kolom berikutnya sesuai jumlah kolom hasil pemisahan. Namun destinasi ini dapat kita rubah dengan cara klik collapse dialog icon yang terletak disebelah kanan kotak destination. Kemudian dengan menggunakan mouse, pilih cell pada range distinasi. Kita bisa juga mengetik referensi sel secara langsung dalam box.

Catatan:

Jika beberapa kolom tidak kita perlukan, maka kita dapat mencegah kolom tertentu supaya tidak di-import sebagai hasil pemisahan. Caranya seleksi kolom tersebut pada data preview, kemudian tick opsi Do Not Import Column (skip) pada bagian data format. 

Langka terakhir: klik tombol Finish. Sampai pada tahap ini, kita sudah berhasil memisahkan konten sel menjadi beberapa bagian dalam kolom terpisah, seperti dapat dilihat pada screenshot di bawah ini.

Untuk memudahkan analisa dan olah data lebih lanjut, kita bisa menambahkan header kolom yang sesuai terhadap tabel di atas.

Bagaimana memisahkan text berdasarkan lebar (fixed width)

Bagian ini menjelaskan bagaimana untuk membagi konten sel berdasarkan jumlah karakter yang ditentukan. Untuk memudahkan pemahaman, silahkan perhatikan contoh berikut:

Anggaplah kita memiliki data Nomor Induk Karyawan (NIK) dan nama karyawan yang terletak dalam satu kolom. NIK dan nama karyawan dipisahkan oleh spasi.

Kemudian kita ditugaskan untuk memisahkan NIK dan Nama Karyawan pada dua kolom yang terpisah. Karena semua NIK terdiri dari jumlah angka yang konstan yaitu 6 karakter, maka salah satu cara yang efektif untuk mengerjakan tugas ini adalah menggunakan Text to Columns Fixed width.

Mulai Convert text to columns sebagaimana dijelaskan pada contoh pertama. Kemudian pilih Fixed width and click Next.

Set lebar masing – masihg kolom dengan menggunakan Data Preview, sebagaimana diperlihakan dalam screenshot di bawah. 

Perhatikan garis vertikal pada gambar di atas. Garis tersebut mewakili pemisah kolom. Untuk menciptakan sebuah garis pemisah baru maka anda cukup klik posisi yang diinginkan.

Untuk menghilangkan garis pemisah, cukup lakukan double klik garis yang akan dihapus tersebut. Untuk memindahkan garis ke posisi lainnya tinggal geser atau drag menggunakan mouse.

Langkah selanjutnya, pilih data format dan destination untuk memisahkan sel secara tepat sebagaimana dilakukan pada contoh sebelumnya, dan klik tombol Finish untuk menyelesaikannya.

Semoga bermanfaat.

Sumber