Cara Memisahkan Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom pada Excel

Anda mungkin pernah membuka file CSV (comma-separated values atau character-separated values) di Excel, yang datanya tidak ditaruh per kolom, tetapi semuanya dijejalkan pada satu sel atau kolom. Dengan tampilan data seperti itu, tentu saja sulit untuk membacanya apalagi menggunakannya. Untungnya, Microsoft Excel memiliki tool Text To Columns untuk menangani masalah ini.

Text To Columns membagi isi kolom atau sel menjadi beberapa kolom berdasarkan tanda pemisahnya.Delimiter atau tanda pemisah tersebut bisa berupa koma, spasi, tab, huruf, tanda baca atau karakter lainnya.
Fitur ini juga bisa kita gunakan untuk membagi teks pada sebuah sel, misalnya nama lengkap yang dipisahkan dengan spasi dan membaginya menjadi kolom nama pertama dan nama kedua.
Berikut tip dan cara membuatnya.
 

Tip dan Hal Penting:

Hal-hal penting yang perlu diketahui dan dipersiapkan sebelum data dipisah menjadi beberapa kolom:

• Gunakan tanda pemisah yang sama untuk seluruh data. 
  Seperti contoh berikut, setiap sel pada kolom A berisi nama kota dan ongkos kirim dengan pemisah berupa koma semuanya.
  
• Taruh data dalam tanda petik dua (“ ”) bila ada lebih dari satu kata dan memiliki tanda pemisah yang sama di dalamnya.
  Contoh: sel dengan data Garut, Kab. Garut, 24000 ingin dipisah menjadi dua kolom, yaitu nama kota (Garut, Kab. Garut) dan ongkos kirim (24000). Tetapi oleh Excel, data tersebut akan dipisahkan menjadi tiga kolom karena ada tanda koma pada nama kota. Agar tanda koma tersebut tidak dianggap sebagai tanda pemisah oleh Excel, maka taruh nama kota dalam tanda petik dua seperti ini: “Garut, Kab. Garut”, 24000.

Cara Membagi Isi Sel dengan Text To Columns

Tutorial ini menggunakan contoh data daftar nama kota dan ongkos kirim yang akan dibagi menjadi dua kolom dengan tanda pemisah koma (lihat gambar 2 di atas).
Catatan: cara berikut juga bisa digunakan untuk data dengan tanda pemisah berupa spasi, titik koma,garis miring atau karakter lainnya. Penjelasannya ada di langkah 5.
Langkah-langkah:

1. Buka lembar kerja Excel atau file CSV yang akan dipisahkan datanya.
2. Pilih atau blok kumpulan sel yang akan dipisahkan tersebut.
3. Pada Data tab, Data Tools grup, klik Text to Columns untuk membuka kotak dialog Convert Text to Columns Wizard.
   
4. Pada layar pertama (Step 1), klik Delimited, dan kemudian klik Next.
   
5. Di layar berikutnya (Step 2) kita akan menentukan pembatas yang memisahkan isi sel. Pada contoh ini, isi sel dipisahkan dengan koma, untuk itu centang kotak Comma saja di bagianDelimiters dan kosongkan kotak yang lain.
   Tip:
   • Pilih Tab bila data menggunakan tanda pemisah tab.
   • Pilih Semicolon bila data menggunakan tanda pemisah titik koma.
   • Pilih Space bila data menggunakan tanda pemisah spasi.
   • Untuk karakter lain, pilih Other dan isi kotak di sampingnya dengan tanda pemisah, misalnya / (garis miring), bila data menggunakan tanda pemisah tersebut.
   
6. Jangan lupa centang juga kotak Treat consecutive delimiters as one. Hal ini berguna apabila data memiliki tanda pemisah dua atau lebih berturut-turut. Dengan mencentang kotak tersebut, maka oleh Excel akan dianggap satu saja, sehingga tidak akan dipisahkan menjadi sel kosong.
7. Pilih Text qualifier tanda petik dua (“) untuk memberitahu Excel agar mengabaikan tanda pemisah yang muncul dalam tanda petik tersebut.
   Catatan: tanda petik pada data harus dibuat terlebih dahulu sebelum melakukan pemisahan. Bila data belum menggunakan tanda petik, klik Cancel untuk memperbaiki data dan ulangi mulai langkah 2.
8. Hasil pemisahannya bisa dilihat di kotak Data preview. Bila hasil sesuai dengan yang diinginkan maka klik Next.
9. Layar ketiga (Step 3) yang merupakan tahap terakhir adalah menentukan format atau tipe data. Excel akan otomatis menggunakan format General pada semua kolom. Kita bisa menggunakan format ini untuk tipe data teks, angka, dan tanggal.
   Hal penting: bila data berupa angka dan digit pertama data adalah nol (contoh: kode anggota 0233), maka harus menggunakan format yang lain, yaitu Text. Karena bila memilih General, maka Excel akan menghapus angka nol dari digit pertama data.
   
   Cara menentukan tipe data:
   1. Klik kolom di kotak Data preview.
   2. Kemudian di bagian Column data format klik Text.
   3. Ulangi langkah di atas (a dan b) untuk kolom yang lain.
10. Jika ingin hasil pemisahan ditaruh di kolom yang lain, klik icon tanda panah merah di sebelah kanan kotak Destination (lihat gambar di atas) dan kemudian pilih sel yang berikutnya, misalnya C2 dan kemudian tekan ENTER untuk kembali ke layar Convert Text to Columns Wizard.
    Hal penting: jika kita tidak menentukan kolom yang baru, maka data yang sudah dipisah akan ditimpakan di kolom asal data dan kolom-kolom di sampingnya. Untuk itu, sebaiknya siapkan beberapa kolom kosong terlebih dahulu.
    
11. Klik Finish. Sekarang data sudah terpisah menjadi dua kolom.
    

Sumber : computer1001.com